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这样能让信息化建设成功率翻倍,过来人这样说

如果时间能倒流,让你重新开始信息化建设,你能做更好吗?如果你做过信息化建设,相信一定会选择能。

作者:阿郎来源:CIO进化论|2018-11-16 11:38

【51CTO.com原创稿件】如果时间能倒流,让你重新开始信息化建设,你能做更好吗?

如果你做过信息化建设,相信一定会选择能。韩冰就是这样选择的。如果重新来一次,实践的经验能绕过许多坑,找到更好的解决办法。

“搞了快两年,现在终于比较顺了,说起来都是泪。”这是韩冰(后称韩工)跟我说的第一句话,他在南昌市三建信息化办公室工作,该公司信息化建设负责人之一。

“搞了快两年”的,是一个施工项目管理系统。虽然这个系统专业性比较强,但是建设过程却有着很高的“普世”价值。这些价值有成功的经验,也有挫折的教训。韩工一直认为他只成功了一半,为什么说成功了一半?这要从头讲起。

经验一、一把手牵头

两年前,董事长提议进行企业信息化建设,宣布组建信息化工作团队,并且牵头召开了全公司动员大会。这场持续两年的信息化建设工作就此拉开了帷幕。几乎所有的调查都显示,一把手参与是信息化成功的关键。然而,只有亲身经历过才能体会到这句话的重量。

“要不是董事长一起,根本搞不下去。”韩工并不觉得这个老生常谈的话题很老套,反而谈了好几次董事长在整个建设过程中起到的作用。然而一把手不可能把所有时间都花在信息化建设上。就在董事长无暇顾及的一些夹缝时间里,就可能出现许多问题,那是后话了。

总的来说,企业信息化建设一定要由一把手亲自参与,并动员各部门积极配合。而且建设过程中也不能“大撒把”。

经验二、细致的市场调查

选择开发商也是个技术活。在最终议标时,有三个厂商备选,A厂、B厂和C厂。韩工和他的信息化团队通过一系列的调查,最后做出的选择让他直到现在也非常满意。

信息化团队先对三个厂商的背景做了调查,了解他们的专长和市场占有率。A厂的优势项目与他们的项目并不匹配,B厂的市占率则是他比较看好的。他又咨询了许多同行,还参加了全国建筑企业信息化交流会等会议。大多同行都推荐C厂,并不推荐市场率很高的B厂,因为用了B厂的同行普遍反映不好用。

最后,他又观看了各个厂商的演示,感觉C厂的系统更适合自己,于是选择了规模相对较小的C厂中标。韩工很满意最终的选择。后来谈到C厂的管理系统,还赞不绝口,还说起自己用C厂软件的自定义功能开发OA审批流程的经历。又为企业省去了OA系统的经费。

*南昌三建承接的圣卢西亚项目效果图(图片来自南昌三建官网)

教训一、深入了解产品内部的关系

C厂提供的项目管理系统中有许多模块,这些模块可以按公司需求自由选购。选的多就是浪费,选的少又会对后期工作造成巨大影响。做出最优选择的前提就是做好企业运营流程的梳理。

“当时没注意模块之间的关联性,”韩工说:“造成买了的模块也有部分功能用不成。”企业决定不购买增值税模块和一部分资金管理模块,这对后来的工作造成了很大的影响。税票不能直接上传,不能进行项目的资金分析,不能做项目的资金计划,工程款到账也做不了……

因某些限制,后来申请追加购买模块的想法也暂搁置了。现在只能由财务人工查阅财务系统,然后IT部门利用自定义模块生成单据中的数据,再由项目管理部人工做分析报表。如果模块完整,完全可以直接在系统中看到项目运行的各类指标。

*机房一角

教训二、重视流程梳理时沟通的方式

说起为什么没有做好流程梳理,韩工也一肚子委屈。流程梳理是全公司的事,所有部门都要参与,但是沟通过程中总会有问题。每个部门的分管领导都比较忙,不可能全程跟进信息化建设,所以一般会派主办人员跟进。但是主办人员对业务了解不全面,更重要的是“拍不了板”。

例如,原有某个流程需要经过某部门人工分发,而信息化系统可以通过系统设置的自定义条件自动的去判断分发走向,从而新流程可省去这个步骤,但是这需要两个部门的领导来决定。如果部门领导定不下来,或者都没时间,就只能董事长来定;如果董事长也没时间,事情就很难办了。

“跟各部门不知道沟通了多少次,扯皮扯到头痛。”韩工根本不想回忆那段往事。不过当初越不配合的部门,到后来越后悔,因为他们的工作会因为沟通不到位,并没有简化太多。

“如果再做一次梳理的话,我会建议董事长牵头。”谈到如果再做一次信息化建设怎么办时,韩工这样讲:“各部门负责人和分管领导都必须亲自参加。沟通之前把现有流程总结好,然后放到讨论会上一条一条过。”

我们很容易就能从书本中和网上获取流程梳理的诸多建议,但是大多都是隔靴搔痒或纸上谈兵。而这种方法不仅言简意赅地戳到问题的痛处,还给出了最直接的解决办法。不得不佩服实践中总结出的经验,就是这么“简单粗暴”。

公司信息化团队还给公司采购了一套安巡系统,三建的信息化是公有云和私有云结合的,这个系统就放在了C厂的公有云上。

“终端用起来跟微信一样,工作人员找到工程的问题,拍张照片,在安全危险源库里找到对应的项目,点发送就可以了,系统会自动通知相关责任人整改。”韩工介绍道。

上述的一系列的信息化项目给企业带来的好处是多方面的。它让工作流程更简洁,运转更安全高效,综合成本也更节约……仅差旅费一项,每年就能省下将近20万。

而且经过一系列信息化建设后,IT部门在企业中也越发受到尊重,因为它不仅给公司带来了高效和节约,也给每个部门的同事带来了便利和减负。

回顾整个流程,韩工为以后的信息化建设工作总结出以下四个实践经验:

  1. 一把手参与;
  2. 详尽的市场调查;
  3. 深入了解产品和流程的关系;
  4. 重视流程梳理中沟通的方式。 

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